Automatizace je slovo, které se poslední roky skloňuje čím dál častěji. V korporátech běžná věc, v malých firmách ale stále často považovaná za složitou, drahou a nedostupnou. Přitom realita je jiná – chytré nástroje jako Make, Tabidoo, Raynet nebo Power Automate dnes zvládnou během večera nahradit desítky hodin rutinní práce. A když se k tomu přidá AI, začnou se dít věci. Příběh Davida ukazuje, že to není hype, ale konkrétní výhoda, kterou můžete mít i vy.
Úvod: Jeden podnikatel, příliš mnoho tabulek
Představte si Davida, majitele malé, rychle rostoucí firmy v Brně. Je pondělní ráno a on opět sedí za stolem zavalený e-maily, Excel tabulkami, poznámkami na papírcích a různými aplikacemi, ve kterých se snaží sledovat své klienty, projekty a faktury. Je vyčerpaný, frustrovaný a cítí, že místo rozvoje firmy jen donekonečna hasí požáry.
První krok: Make a leady na autopilota
Jednoho dne mu přítel doporučí automatizace – spojení AI s chytrými nástroji, které všechnu rutinu zvládnou za něj. Zní to skvěle, ale David je skeptický. “Vždyť to bude další drahá hračka pro velké korporáty,” myslí si.
Přesto se rozhodne dát tomu šanci. Začne opatrně. Nejprve objeví platformu Make, kde si během jednoho večera nakliká jednoduchý scénář. Když zákazník vyplní formulář na jeho webu, scénář automaticky pošle data do ChatGPT a získá o zákazníkovi obor a velikost firmy. Pak vše uloží přímo do českého CRM Raynet a obchodníkovi přijde zpráva do Teams.
Druhý den ráno ho čeká první překvapení: obchodník už nemusí ručně hledat informace a David vidí, jak tento jednoduchý krok šetří každému asi deset minut práce na každém leadu.
Deset minut, které se postupně násobí, a uvolňují prostor pro opravdovou práci. a David vidí, jak tento jednoduchý krok šetří každému asi deset minut práce na každém leadu. Deset minut, které se postupně násobí, a uvolňují prostor pro opravdovou práci.
Poprvé jsem měl pocit, že ta firma konečně pracuje i beze mě. Seděl jsem u snídaně, přišel mi ping do Teams s hotovým leadem a já si řekl – tak tohle je změna.
Tabidoo: Od tabulek k čistým datům
David je nadšený. Rozhodne se jít ještě dál a nasadí Tabidoo, českou low-code databázi, která konečně odstraní chaos z firemních dat. Všechny klientské informace, objednávky i reklamace začíná evidovat právě sem. Například když obchodník uloží nový lead do Raynetu, Make automaticky vytvoří odpovídající záznam v Tabidoo, včetně přiřazení zodpovědné osoby a interní poznámky.
Kromě toho David nastaví i scénář, který automaticky vytvoří záruční list při uzavření obchodu – ten se vygeneruje jako PDF, podepíše přes DigiSign a odešle klientovi e-mailem. Díky tomu firma získává přehled, kontinuitu i právní jistotu. Národní divadlo takhle zvládlo opustit Excel, proč by to nezvládla Davidova firma?
Faktury bez ručního přepisování
Netrvá dlouho a vzniká další automatizace. Faktury přicházející do e-mailu se automaticky načtou pomocí Power Automate AI Builderu, který je rozpozná, vytáhne důležité údaje a pošle rovnou do Tabidoo. David už nemusí každou fakturu ručně přepisovat do účetního systému. Přitom schvalování velkých částek běží automaticky přes Teams.
Synchronizace kontaktů a chytrá AI kontrola
Potom přidává ještě scénář pro synchronizaci kontaktů mezi Tabidoo a Raynetem. Každý nový záznam v databázi se automaticky porovná s existujícími klienty v CRM. Pokud se najde duplicita, vytvoří se úkol k ruční kontrole. Zároveň AI automaticky doplní ke klientovi jeho profil a souhrn historie jednání, objednávek a vzájemné komunikace.
Další krok přichází s HR agendou. Jakmile přibude nový zaměstnanec v Tabidoo, Make spustí flow, které vytvoří uvítací e-mail (vygenerovaný AI), nastaví přístupy v Microsoft 365 přes Power Automate, přidá zaměstnance do Raynetu a připraví checklist onboardingových úkolů v Teams. David si všimne, že díky tomu HR neztrácí hodiny denně na komunikaci a zaškolování.
Automatizovaný reporting bez datového týmu
A nakonec – každý pátek se díky jednoduchému scénáři v Make a připojení k Raynetu automaticky vygeneruje týdenní graf obchodní pipeline. Data se stáhnou přes API, zpracují pomocí Python skriptu, vytvoří obrázek a odešlou do týmového kanálu. Bez BI nástrojů, bez datového analytika.
Závěr: Když technologie slouží člověku
David si uvědomuje, že teď může konečně opustit roli věčného “hasiče”. Firmě se lépe daří, zaměstnanci nejsou vystresovaní, a on má najednou každý týden o pár hodin více času. Statistiky mu dávají za pravdu – malé firmy, které nasadí podobné AI automatizace, často hlásí nárůst produktivity až o 133 %.
Davidovy obavy z drahé „hračky pro korporáty“ jsou pryč. Už nemusí bojovat s chaosy v datech ani zahlcenou e-mailovou schránkou. Namísto toho má jasně propojené nástroje, které spolu komunikují přes API, webhooky, a AI mu chytře pomáhá řešit každodenní rutinu.
Dnes už David nepřichází domů večer vyčerpaný a rozmrzelý. Místo toho má čas na rodinu, koníčky, a jeho firma roste rychleji než kdykoliv předtím.
A pokud se vám příběh Davida zdá povědomý, zkuste udělat stejný první krok. Zjistíte, že za pár večerů můžete mít hotový vlastní automatizační scénář, který vám vrátí čas, klid a prostor na to, co je opravdu důležité.
🎯 Chcete začít, ale nevíte, kde přesně?
Ozvěte se mi. Pomůžu vám navrhnout první automatizaci, která bude mít okamžitý dopad – ať už se to týká zpracování leadů, faktur, nebo úkolů v týmu. Mám za sebou desítky funkčních integrací a můžeme se potkat na pár konzultacích, nebo rovnou postavit první scénáře na míru.